RESOLUÇÃO Nº 243, DE 19 DE SETEMBRO DE 2018.

O Tribunal Regional Eleitoral do Espírito Santo, pelas atribuições que lhe foram outorgadas RESOLVE, em virtude da necessidade de controle dos bens permanentes e dos materiais de consumo em estoque, regulamentar os procedimentos para realização dos inventários anuais, mandando observar o seguinte:

CONSTITUIÇÃO E ATRIBUIÇÕES DA COMISSÃO ANUAL DE INVENTÁRIO PATRIMONIAL

TÍTULO I
Da Constituição

CAPÍTULO I
CONSTITUIÇÃO E RECONDUÇÃO

Art. 1º. A Diretoria Geral submeterá à Presidência, até o dia 05 de novembro de cada ano, os nomes dos servidores que comporão a Comissão Anual de Inventário de Bens Permanentes e de Consumo deste Órgão, cujo objetivo é o controle e a preservação de seu patrimônio.

Art. 2º. A Comissão Anual de Inventário deverá ser composta por 13 (treze) servidores, observando-se o seguinte:

I - a Comissão Anual de Inventário deverá ter, no mínimo, 3 (três) representantes de cada Secretaria;

Parágrafo único - É vedada a participação, como membros da Comissão Anual de Inventário, de servidores lotados na Seção de Almoxarifado e Patrimônio, que deverão apenas subsidiar os trabalhos da Comissão, e de servidores lotados na Coordenadoria de Controle Interno.

Art. 3º. Todos os membros da Comissão deverão manter dedicação exclusiva, durante o período de trabalho da mesma.

Parágrafo único - Os trabalhos da Comissão Anual de Inventário, a critério de seu Presidente, poderão ser realizados em jornada estendida, desde que aprovados previamente pela Administração.

CAPÍTULO II
DA PARTICIPAÇÃO DA COORDENADORIA DE MATERIAL E PATRIMÔNIO

Art. 4º. Os trabalhos da Comissão Anual de Inventário serão acompanhados por, no mínimo, 02 (dois) servidores da Coordenadoria de Material e Patrimônio, ligados à Seção de Almoxarifado e Patrimônio, com o intuito de subsidiar e prestar quaisquer esclarecimentos que se fizerem necessários à sua conclusão e, para tanto, deverão manter dedicação exclusiva durante o período de trabalho da mesma.

TÍTULO II
DOS PRAZO

CAPÍTULO I
DO INÍCIO E CONCLUSÃO DOS TRABALHOS

Art. 5º. O período do início até a conclusão dos trabalhos da Comissão Anual de Inventário deverá estar compreendido entre o 1º dia útil e o 19º dia do mês de dezembro.

Art. 6º. Observe-se que os trabalhos de conferência dos bens móveis e materiais de consumo deverão estar concluídos até o dia 15 de dezembro e apenas a conclusão do relatório e sua devida apresentação deverão acontecer até o 19º dia do mês de dezembro.

CAPÍTULO II
DO PERÍODO PREPARATÓRIO PARA A REALIZAÇÃO DOS TRABALHOS

Art. 7º. A Secretaria de Administração e Orçamento deverá disponibilizar, preferencialmente, em meio digital, no dia útil anterior ao início dos trabalhos da Comissão Anual de Inventário (vide art. 5º), todos os relatórios relativos a Materiais Permanentes necessários aos trabalhos da Comissão, quais sejam:

I - Relatório de Movimentação de Bens Móveis (RMB);
II - Termos de Responsabilidade dos Cartórios Eleitorais;
III - Termos de Responsabilidades das Unidades Administrativas do Tribunal;

Art. 8º. Para contagem do Material de Consumo a Secretaria de Administração e Orçamento disponibilizará, preferencialmente, em meio digital, no dia útil anterior ao início dos trabalhos (vide art. 19) os seguintes relatórios

Parágrafo único - O relatório "Inventário Geral Analítico por Material" será disponibilizado após a realização dos ajustes das entradas e saídas de materiais ocorridas após o corte (cut off).

Art. 9º. A Comissão Anual de Inventário deverá utilizar os papéis de trabalho relacionados nos incisos abaixo, cujos modelos compõem os Anexos I, II e III, desta Resolução:

I - Controle de Entradas e Saídas Físicas durante o Inventário;
II - Ficha de Contagem de Material;
III - Ficha de Contagem de Material Consolidada e Ajustada.

Art. 10. É vedada a movimentação de bens permanentes e materiais de consumo a partir do dia útil anterior ao início dos trabalhos da Comissão Anual de Inventário Patrimonial até a conclusão dos trabalhos de conferência, ou seja, 15 de dezembro, salvo por determinação expressa da Diretoria-Geral, e nas situações previstas no §5º, do Art. 12, desta Resolução.

§ 1º - Fica, também, vedada a movimentação de todos os itens pertencentes ao acervo bibliográfico da Biblioteca desta Corte, a partir do quinto dia útil anterior ao início dos trabalhos da Comissão Anual de Inventário Patrimonial, até a conclusão dos trabalhos de conferência, salvo por determinação expressa da Diretoria Geral.

§ 2º - Os itens que compõem o acervo bibliográfico, que estiverem sob empréstimo, deverão ser devolvidos pelos seus usuários até o quinto dia útil anterior ao início dos trabalhos da Comissão Anual de Inventário Patrimonial.

TÍTULO III
DOS PROCEDIMENTOS DE INVENTÁRIO ANUAL - BENS PERMANENTES

CAPÍTULO I
DA CONTAGEM DOS BENS PERMANENTES

Art. 11. A realização deste inventário, cujo início dar-se-á no 1º dia útil do mês de dezembro, será realizada pelos membros da Comissão nomeada, sob a orientação e comando do seu presidente e acompanhamento dos servidores da Coordenadoria de Material e Patrimônio.

Art. 12. Para a contagem dos bens permanentes serão utilizados os Termos de Responsabilidades de cada Unidade Administrativa. As observações que se fizerem necessárias deverão ser anotadas em um Papel de Trabalho criado para tal fim.

§ 1º - Será admitida, ainda, excepcionalmente, a adoção da técnica de amostragem para conferência dos materiais permanentes alocados na Sede do TRE-ES, desde que autorizado pela Diretoria Geral deste Tribunal, fundamentada a necessidade e observados os métodos previstos nas Normas Brasileiras de Contabilidade, que orientam a utilização adequada deste instrumento de auditoria.

§ 2º - Adotada a técnica de amostragem, deverá a amostra ser de, no mínimo, 20% do total do universo de bens, utilizando-se critérios de materialidade, relevância e criticidade para sua escolha.

§ 3º - Os trabalhos da Comissão Anual de Inventário serão iniciados simultaneamente nos setores determinados pelo seu presidente.

§ 4º - Para auxílio dos trabalhos de contagem previstos no caput poderá ser adotado sistema informatizado para leitura de dados (palm), devendo a comissão requisitar o acompanhamento do Servidor responsável pela Unidade a ser inventariada, ou seu substituto, para dirimir quaisquer dúvidas na localização de bens.

§ 5º - A Comissão Anual de Inventário deverá corrigir, de imediato, sempre que possível, qualquer divergência referente a bens constantes dos Termos de determinada Unidade, porém localizados em Unidade diversa. Para corrigir a pendência, a Comissão deverá comunicar o responsável pela Unidade inventariada para regularizar a situação, dando-lhe duas opções:

I - O retorno imediato do bem para a Unidade de origem constante do Termo;
II - O preenchimento do Formulário de Comunicação de Movimentação de Bem Permanente (disponível na página da Salmop para download), com assinatura do cedente e do recebedor do bem, e apresentação de uma via à Comissão, que deverá inserir a informação "Em Inventário" e entregar uma cópia à SALMOP para emissão da Guia de Transferência.

§ 6º - No final do levantamento de bens em uma determinada Unidade, o responsável pelo levantamento deverá verificar, no palm ou no Termo de Responsabilidade da Unidade, se existe algum bem com a situação de "não localizado" e deverá tentar localizá-lo solicitando ajuda do responsável pela Unidade, se necessário, de tal forma que o palm somente deverá ser entregue à SALMOP para gerar os relatórios, no sistema ASI, quando tiverem se esgotado todas as possibilidades de localização do bem na própria Unidade inventariada.

§ 7º - Caso o bem não seja localizado, a CAIP deverá notificar o responsável, através de formulário próprio (ANEXO IV desta Resolução), para, no prazo de 48 horas, informar a localização ou não do bem, devendo a pendência constar no relatório da CAIP, caso seja confirmada a não localização.

CAPÍTULO II
DA CONFERÊNCIA DOS BENS PERMANENTES LOCALIZADOS NAS ZONAS ELEITORAIS

Art. 13. Relativamente aos bens permanentes existentes nas diversas Zonas Eleitorais, o Presidente da Comissão deverá:

I - Sortear duas Zonas Eleitorais do interior e uma da Grande Vitória para realizar conferência in loco;
II - Encaminhar, para as demais Zonas Eleitorais, os Termos de Responsabilidade aos Chefes de Cartório, acompanhados de correspondência orientando sobre o prazo para devolução dos mesmos, conforme parágrafo único, e sobre a conferência dos referidos Termos com as existências físicas, ressalvando, conforme o caso, as seguintes situações:

a) existência de bens constantes dos Termos e não localizados fisicamente;
b) existência de bens não constantes dos Termos;
c) situações físicas (estado de conservação) divergente da constante do termo.

Parágrafo único - Os cartórios que receberem Termos de Responsabilidade para conferência deverão devolvê-los num prazo máximo de 3 (três) dias úteis, conferidos, assinados e com as ressalvas, porventura existentes, descritas no item II, preferencialmente, por meio digital, através de sistema informatizado, ou, via e-mail, escaneado.

CAPÍTULO III
DOS TRABALHOS INTERNOS APÓS FINDA A CONTAGEM DOS BENS PERMANENTES E DEVOLVIDOS TODOS OS TERMOS PELAS ZONAS ELEITORAIS

Art. 14. Finda a contagem de bens permanentes de cada unidade administrativa, imediatamente será entregue a referida contagem ao Presidente da Comissão que, juntamente com os Termos devolvidos pelas Zonas Eleitorais, fará uma avaliação e confrontação das informações coletadas, relacionando todas as ocorrências e, por fim, tomará as seguintes providências:

I - Informar quanto à existência de bens constantes dos Termos e que foram localizados em outra Unidade, fazendo constar todos os itens detectados com essa divergência e a informação adicional "Transferência efetuada em inventário" ou "Bem retornou ao endereço de origem", de acordo com a solução adotada durante o inventário para cada item, conforme §5º, do Art. 12, desta Resolução, ou, ainda, "situação pendente", caso não tenha sido possível a solução imediata do problema.
II - Sugerir alteração, no sistema informatizado de controle patrimonial, da situação física dos bens (bom ou danificado) que porventura tenham sofrido mudança no seu estado de conservação;
III - Informar quanto a inexistência física de bens constantes dos Termos de Responsabilidade, elencando somente aqueles bens que não foram localizados em local nenhum, apurando as causas da ocorrência desse fato para verificação das responsabilidades, bem como juntando Anexo IV;
IV - Informar quanto a existência de bens sem plaqueta de patrimônio ou que estejam com a plaqueta danificada, para que seja efetuada a substituição física e no sistema ASI;

Art. 15. A inexistência de bens constantes dos Termos de Responsabilidade, não encontrados fisicamente em outros setores, será objeto de sindicância.

Art. 16. Quando forem detectadas alterações no estado de conservação do bem, estas devem ser investigadas a fim de verificar se o estado em que o bem se encontra é resultado de mau uso do mesmo, negligência do seu usuário, para a devida apuração de responsabilidade.

Art. 17. A Comissão deverá solicitar à Administração providências legais quanto aos materiais que se encontrarem ociosos, recuperáveis, antieconômicos ou irrecuperáveis.

Art. 18. Tomadas as providências acima relatadas, deverá a Comissão emitir relatório sobre as situações encontradas no decorrer do inventário, e encaminhar o inventário, acompanhado do citado relatório, à Diretoria Geral, que o remeterá à Coordenadoria de Material e Patrimônio.

TÍTULO IV
DOS PROCEDIMENTOS DE MATERIAIS EM ALMOXARIFADO MATERIAL DE CONSUMO

CAPÍTULO I
DA CONTAGEM DOS MATERIAIS EM ALMOXARIFADO MATERIAL DE CONSUMO

Art. 19. A realização deste inventário, cujo início dar-se-á no 1º dia útil do mês de dezembro, será efetuada pelos membros da Comissão nomeada, sob a orientação e comando do seu presidente.

Art. 20. A contagem dos materiais de consumo será realizada por 2 (dois) membros da Comissão, designados por seu Presidente.

Art. 21. Todos os materiais contados sofrerão uma 1ª (primeira) recontagem, que será realizada por outros 2 (dois) membros da Comissão, não participantes da contagem.

Art. 22. Os materiais serão contados seguindo o endereçamento existente em almoxarifado e, tão logo se conclua a contagem de um endereço, deve, o responsável por tal contagem, passar ao Presidente da Comissão o material contado. Em seguida, o Presidente, de posse da referida contagem, designará outro membro para recontar o mesmo endereço.

Art. 23. Caso o Presidente constate alguma divergência entre a contagem e a recontagem deverá determinar a realização da 2ª (segunda) recontagem.

Art. 24. Será admitida, ainda, a adoção da técnica de amostragem para conferência dos materiais de consumo alocados na Sede do TRE-ES, desde que autorizado pela Diretoria Geral deste Tribunal, fundamentada a necessidade e observados os métodos previstos nas Normas Brasileiras de Contabilidade, que orientam a utilização adequada deste instrumento de auditoria.

Parágrafo único - Adotada a técnica de amostragem, deverá a amostra ser de, no mínimo, 20% do total do universo de bens, utilizando-se critérios de materialidade, relevância e criticidade para sua escolha.

Art. 25. Durante o inventário, todos os materiais que tiverem entradas e saídas deverão ser controlados através do formulário "Controle das Entradas e Saídas durante o Inventário". Todas as notas de entradas e requisições devem receber a identificação "Em Inventário", para possibilitar o ajuste do mesmo.

Art. 26. Após o término da contagem e recontagem, a Presidência da Comissão Anual de Inventário deverá fazer todos os ajustes decorrentes das entradas e saídas ocorridas durante a realização do inventário, no Relatório "Inventário Geral Analítico por Material".

Art. 27. Finalizando o inventário, o Presidente da Comissão realizará a valorização de eventuais diferenças detectadas através do Relatório "Inventário Geral Analítico por Material", concluindo cabalmente o inventário.

Art. 28. Nenhuma diferença poderá ser ajustada sem o conhecimento e anuência da Diretoria Geral deste Tribunal.

TÍTULO V
DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 29. Os relatórios fornecidos pela Secretaria de Administração e Orçamento, relacionados nos artigos 8º e 9º, deverão compor os autos do processo de inventário, preferencialmente, por meio digital (CD ou outro tipo de mídia), juntamente com os documentos preliminares aos trabalhos de inventário e com o relatório final da Comissão.

§ 1º - Não sendo possível a apresentação dos relatórios relacionados nos artigos 8° e 9°, por meio digital, deverão tramitar em autos independentes dos documentos preliminares e relatório final da Comissão, que comporão os autos principais.

§ 2º - Solucionadas todas as pendências eventualmente apontadas pela Comissão de Anual de Inventário, os autos do processo de inventário deverão ser encaminhados à Diretoria Geral para solicitação de arquivamento.

Art. 30. Revogam-se as Resoluções 227/2005 , 940/2006 , 320/2009 , 626/2015 , 192/2011.

Art. 31. Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 32. Os casos omissos ou que requeiram tratamento diferenciado serão decididos pela Diretoria Geral do TRE/ES.

Des. ANNIBAL DE REZENDE LIMA
Presidente

Des. RONALDO GONÇALVES DE SOUSA
Vice-Presidente e Corregedor

Dr. HELIMAR PINTO
Juiz de Direito

Dr. ALDARY NUNES JUNIOR
Juiz de Direito

Dr. RODRIGO MARQUES DE ABREU JÚDICE
Jurista

Dr. MARCUS VINICIUS FIGUEIREDO DE OLIVEIRA COSTA
Juiz Federal

Drª. WILMA CHEQUER BOU-HABIB
Jurista

Procurador Regional Eleitoral

*Os anexos I, II, III e IV, da Resolução, estarão disponíveis para download, na intranet, na página da Salmop e na página da SAO .