RESOLUÇÃO Nº 227, DE 7 DE DEZEMBRO DE 2005.

O Tribunal Regional Eleitoral do Espírito Santo, pelas atribuições que lhe foram outorgadas

RESOLVE, em virtude da necessidade de controle dos bens permanentes e dos materiais de consumo em estoque, regulamentar os procedimentos para realização dos inventários anuais, mandando observar o seguinte:

CONSTITUIÇÃO E ATRIBUIÇÕES DA COMISSÃO ANUAL DE INVENTÁRIO PATRIMONIAL

TITULO I
Da Constituição

CAPÍTULO I
CONSTITUIÇÃO E RECONDUÇÃO

Art. 1º. A Diretoria Geral submeterá à Presidência, até o dia 05 de novembro de cada ano, os nomes dos servidores que comporão a Comissão Anual de Inventário Patrimonial deste órgão, cujo objetivo é o controle e a preservação de seu patrimônio, bem como a comprovação do saldo constante do balanço geral do exercício.

Art. 2º. A comissão Anual de Inventário deverá ser composta por 13 (treze) servidores, observando-se o seguinte:

I - a Comissão Anual de Inventário deverá ter, no mínimo, 2 (dois) representantes de todas as Secretarias;

I- a Comissão Anual de Inventário deverá ter, no mínimo, 3 (três) representantes de cada Secretaria; (Redação dada pela Resolução nº 940/2006).

Parágrafo Único. É vedada a participação, como membros da Comissão Anual de Inventário, de servidores lotados na coordenadoria de Material e Patrimônio e Coordenadoria de Controle Interno, que deverão apenas subsidiar e fiscalizar os trabalhos da Comissão, respectivamente.

Parágrafo Único - É vedada a participação, como membros da Comissão Anual de Inventário, de servidores lotados na Seção de Almoxarifado e Patrimônio e Coordenadoria de Controle Interno, que deverão apenas subsidiar e fiscalizar os trabalhos da Comissão respectivamente. (Redação dada pela Resolução nº 940/2006).

Art. 3º. Todos os membros da Comissão deverão manter dedicação exclusiva, durante o período de trabalho da mesma.

Parágrafo Único - Os trabalhos da Comissão Anual de Inventário, a critério de seu Presidente, poderão ser realizados em horário extraordinário, desde que aprovados previamente pela Administração.

CAPÍTULO II
DA PARTICIPAÇÃO DA COORDENADORIA DE CONTROLE INTERNO E COORDENADORIA DE MATERIAL E PATRIMÔNIO

Art. 4º. Os trabalhos da Comissão Anual de Inventário serão acompanhados por, no mínimo, 03 (três) servidores da Coordenadoria de Controle Interno, com o intuito de fiscalizar todas as etapas do trabalho de inventário, e, para tanto, deverão tais servidores manter dedicação exclusiva durante o período de trabalho da referida Comissão.

Art. 5º. Os trabalhos da Comissão Anual de Inventário também serão acompanhados por, no mínimo, 02 (dois) servidores da Coordenadoria de Material e Patrimônio, ligados à Seção de Almoxarifado e Patrimônio, com o intuito de subsidiar e prestar quaisquer esclarecimentos que se fizerem necessários à sua conclusão e, para tanto, deverão manter dedicação exclusiva durante o período de trabalho da mesma.

TÍTULO II
DOS PRAZOS

CAPÍTULO I
DO INÍCIO E CONCLUSÃO DOS TRABALHOS

Art. 6º. O período do início até a conclusão dos trabalhos da Comissão Anual de Inventário deverá estar compreendido entre o 4º dia útil e o 19º dia do mês de dezembro.

Art. 6º. O período do início até a conclusão dos trabalhos da Comissão Anual de Inventário deverá estar compreendido entre o 1º dia útil e o 19º dia do mês de dezembro. (Redação dada pela Resolução nº 626/2015 )

Art. 7º. Observe-se que os trabalhos de Conferência dos bens móveis, imóveis e materiais de consumo deverão estar concluídos até o dia 15 de dezembro e apenas a conclusão do relatório e sua devida apresentação deverão acontecer até o 19º dia do mês de dezembro.

CAPÍTULO II
DO PERÍODO PREPARATÓRIO PARA A REALIZAÇÃO DOS TRABALHOS

Art. 8º. A Secretaria de Administração e Orçamento deverá disponibilizar no dia útil anterior ao início dos trabalhos da Comissão Anual de Inventário (vide art. 6º), todos os relatórios relativos à Materiais Permanentes necessários aos trabalhos da Comissão, quais sejam:

I- Balancete contábil;

II- Relatório de Movimentação de Bens Móveis (RMB);

III- Termos de Responsabilidade dos Cartórios Eleitorais;

IV- Termos de Responsabilidades das Unidades Administrativas do Tribunal;

V- Relatório de Bens Móveis Ordenados por Plano de Contas - Analítico. (Suprimido pela Resolução nº 192/2011)

Art. 9º. Para contagem do Material de Consumo a Secretaria de Administração e Orçamento disponibilizará no dia útil anterior ao início dos trabalhos (vide art. 24) os seguintes relatórios:

I- Balancete Contábil;

II- Resumo de Movimentação Mensal de Almoxarifado - RMMA;

III- Material em Estoque - Sintético por Conta (cut off);

III – Posição do Estoque Detalhado – Por Conta (cut off); (Redação dada pela Resolução nº 192/2011)

IV- Entrada de Material  - Analítico - Por Descrição (cut off);

IV – Entrada de Material por Órgão (cut off); (Redação dada pela Resolução nº 192/2011)

V - Saída de Material - Analítico - Por Descrição (cut off);

V – Relatório Material e Unidade Requisitante (cut off); (Redação dada pela Resolução nº 192/2011)

VI- Inventário Geral - Analítico por Material.

Parágrafo Único - O relatório "Inventário Geral - Analítico por Material" será disponibilizado após a realização dos ajustes das entradas e saídas de materiais ocorridas após o corte (cut off)

Art. 10. A Comissão Anual de Inventário deverá utilizar os papéis de trabalho relacionados nos incisos abaixo, cujos modelos compõem o Anexo I desta Resolução:

I- Controle de Entradas e Saídas Físicas durante o Inventário;

II- Ficha de Contagem de Material;

III- Ficha de Contagem de Material Consolidada e Ajustada.

Art. 11. É vedada a movimentação de bens permanentes e materiais de consumo a partir do dia útil anterior ao início dos trabalhos da Comissão Anual de Inventário Patrimonial até a conclusão dos trabalhos de conferência, ou seja, 15 de dezembro, salvo por determinação expressa da Diretoria-Geral.

§ 1°- Fica, também, vedada a movimentação de todos os itens pertencentes ao acervo bibliográfico da Biblioteca desta Corte, a partir do quinto dia útil anterior ao início dos trabalhos da Comissão Anual de Inventário Patrimonial, até a conclusão dos trabalhos de conferência, salvo por determinação expressa da Diretoria Geral. (Incluído pela Resolução nº 940/2006)

§ 2°- Os itens que compõem o acervo bibliográfico, que estiverem sob empréstimo, deverão ser devolvidos pelos seus usuários até o quinto dia útil anterior ao início dos trabalhos da Comissão Anual de Inventário Patrimonial. (Incluído pela Resolução nº 940/2006)

TÍTULO III
DOS PROCEDIMENTOS DE INVENTÁRIO ANUAL - BENS PERMANENTES

CAPÍTULO I
DA CONTAGEM DOS BENS PERMANENTES

Art. 12. A realização deste inventário, cujo início dar-se-á às 12:00h do 4º dia útil do mês de dezembro, será realizada pelos membros da Comissão nomeada, sob a orientação e comando do seu presidente e sob a supervisão dos servidores da Coordenadoria de Controle Interno e acompanhamento dos servidores da Coordenadoria de Material e Patrimônio.

Art. 13. Para a contagem dos bens permanentes serão utilizados os Termos de Responsabilidade de cada Unidade Administrativa. As observações que se fizerem necessárias deverão ser anotadas em um Papel de Trabalho criado para tal fim.

Parágrafo Primeiro- Os trabalhos da Comissão Anual de Inventário serão iniciados simultaneamente nos setores determinados pelo seu presidente, acompanhados pelos supervisores da Unidade de Controle Interno.

Parágrafo Segundo- Para auxílio dos trabalhos de contagem previstos no caput poderá ser adotado sistema informatizado para a leitura de dados.

CAPÍTULO II
DOS TRABALHOS INTERNOS APÓS FINDA A CONTAGEM DOS BENS PERMANENTES

Art. 14. Finda a contagem de bens permanentes de cada unidade administrativa imediatamente será entregue a referida contagem ao Presidente da Comissão que, após analisá-la, tomará as seguintes providências:

I- Sugerir, na hipótese de bens constantes dos Termos, porém inventariados em outra unidade, que os responsáveis pelos mesmos sejam comunicados para que regularizem a situação, emitindo, se for o caso, documento de comunicação à COMAP da movimentação de material permanente. Antes dessa providência deve o Presidente se inteirar sobre os motivos pelos quais esses bens não constam dos Termos de Responsabilidade dos Setores inventariados;

II- Sugerir alteração, no sistema informatizado de controle patrimonial, da situação física dos bens (bom ou inservível) que porventura tenham sofrido mudança no seu estado de conservação;

III- Informar quanto a inexistência física de bens constantes dos Termos de Responsabilidade, apurando as causas da ocorrência desse fato para verificação das responsabilidades;

Parágrafo único - Confrontar os saldos apresentados no "Relatório de Movimentação de Bens Móveis (RMB)" com os saldos do "Balancete Contábil", ao término da contagem dos bens permanentes em todas as unidades administrativas.

Art. 15. Qualquer divergência decorrente desse confronto deve ter sua causa investigada pelo Presidente da Comissão, juntamente com os supervisores da Unidade de Controle Interno pela Seção de Análise Financeira e Contábil deste Órgão.

Art. 16. Os ajustes contábeis decorrentes de classificação contábil equivocada ou de outra razão que não enseja prejuízo ao Erário serão feitos de imediato.

Art. 17. A inexistência de bens constantes dos Termos de Responsabilidade, não encontrados fisicamente em outros setores, será objeto de sindicância.

Art. 18. Quando forem detectadas alterações no estado de conservação do bem, estas devem ser investigadas a fim de verificar se o estado em que o bem se encontra é resultado de mau uso do mesmo, negligência do seu usuário, para a devida apuração de responsabilidade.

Art. 19. A Comissão deverá solicitar à Administração providências legais quanto aos materiais lotados em cada setor que se encontrarem ociosos, recuperáveis, antieconômicos ou irrecuperáveis.

Art. 20. Tomadas as providências acima relatadas, deverá a Comissão emitir relatório sobre as situações encontradas no decorrer do inventário, e encaminhar o inventário acompanhado do citado relatório à Diretoria Geral que o remeterá à Unidade de Controle Interno, que após confrontar os valores inventariados por "conta contábil", procederá a devolução à Coordenadoria de Material e Patrimônio.

CAPÍTULO III
DA CONFERÊNCIA DOS BENS PERMANENTES LOCALIZADOS NAS ZONAS ELEITORAIS

Art. 21. Relativamente aos bens permanentes existentes nas diversas Zonas Eleitorais, o Presidente da Comissão deverá:

I - Sortear duas Zonas Eleitorais do interior e uma da Grande Vitória para realizar conferência in loco ;

II- Encaminhar, para as demais Zonas Eleitorais, os Termos de Responsabilidade aos Chefes de Cartório, acompanhados de correspondência orientando sobre o prazo para devolução dos mesmos, conforme parágrafo único, e sobre a conferência dos referidos Termos com as existências físicas, ressalvando, conforme o caso, as seguintes situações:

a) existência de bens constantes dos Termos e não localizados fisicamente;

b) existência de bens não constantes dos Termos;

c) situações físicas (estado de conservação) divergente da constante do termo.

Parágrafo Único- Os cartórios que receberem Termos de Responsabilidade para a conferência deverão devolvê-los num prazo máximo de 3 (três) dias úteis, conferidos, assinados e com as ressalvas, porventura existentes, descritas no item II.

Art. 22. Ao retornarem os Termos das Zonas Eleitorais, o presidente da Comissão fará a avaliação do trabalho realizado sob a supervisão dos servidores da Coordenadoria de Controle Interno, relatando todas as ocorrências.

Art 23. Quanto a eventuais necessidades de se apurar responsabilidade, o procedimento é o mesmo adotado com relação aos bens existentes no âmbito do TRE/ES.

TÍTULO IV
DOS PROCEDIMENTOS DE MATERIAIS EM ALMOXARIFADO - MATERIAL DE CONSUMO

CAPÍTULO I
DA CONTAGEM DOS MATERIAIS EM ALMOXARIFADO - MATERIAL DE CONSUMO

Art. 24. A realização deste inventário, cujo início dar-se-á no 4º dia útil do mês de dezembro, será realizado pelos membros da Comissão nomeada, sob a orientação e comando do seu presidente e sob a supervisão dos servidores da Coordenadoria de Controle Interno.

Art. 25. A contagem dos materiais de consumo será realizado por 02 (dois) membros da Comissão, designados por seu Presidente.

Art. 26. Todos os materiais contados sofrerão uma 1º (primeira) recontagem, que será realizada por outros dois membros da Comissão não participantes da contagem.

Art. 27. Os materiais serão contados seguindo o endereçamento existente em almoxarifado e, tão logo se conclua a contagem de um endereço deve o responsável por tal contagem passar ao Presidente da Comissão o material contado. Em seguida, o Presidente de posse da referida contagem, designará outro membro para recontar o mesmo endereço.

Art. 28. Caso o Presidente constate alguma divergência entre a contagem e a recontagem deverá determinar a realização da 2º (segunda) recontagem.

Parágrafo Único- Os procedimentos acima serão acompanhados pelos supervisores da Coordenadoria de Controle Interno.

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 29. Durante o inventário, todo os materiais que tiverem entradas e saídas deverão ser controlados através do formulário "Controle das Entradas e Saídas durante o Inventário". Este trabalho deverá ter a supervisão da unidade de Controle Interno e todas as notas de entradas e requisições devem receber a identificação "Em Inventário", para possibilitar o ajuste do mesmo.

Art. 30. Após o término da contagem e recontagem, a Presidência da Comissão Anual de Inventário deverá fazer todos os ajustes decorrentes das entradas e saídas ocorridas durante a realização do inventário, no Relatório "Inventário Geral - Analítico por Material".

Art. 31. Finalizando o Inventário, o Presidente da Comissão, juntamente com o encarregado da supervisão designado pela unidade de Controle Interno realizará a valorização de eventuais diferenças detectadas através do Relatório "Inventário Geral - Analítico por Material", concluindo cabalmente o inventário.

Art. 32. Nenhuma diferença poderá ser ajustada sem o conhecimento e anuência da Diretoria Geral e sem a observância do que dispõe os artigos 14 a 18 da Portaria TSE nº 275/97, se aplicável.

Art. 33. Os relatórios fornecidos pela Secretaria de Administração e Orçamento, relacionados nos artigos 8º e 9º, deverão tramitar em autos independentes, separados dos documentos preliminares aos trabalhos de Inventário e aos relatórios finais da Comissão e da Coordenadoria de Controle Interno, que comporão os autos principais.

Parágrafo Único- Solucionadas todas as pendências eventualmente apontadas pela Comissão de Anual de Inventário e pela Coordenadoria de Controle Interno, os autos com os relatórios fornecidos pela Secretaria de Administração e Orçamento deverão ser apensados aos autos principais para arquivamento conjunto.

Art. 33-A. Será admitida ainda, além da situação prevista no CAPÍTULO III do TÍTULO III desta Resolução, a adoção da técnica de amostragem para conferência dos materiais permanentes e de consumo alocados na sede do TRE/ES, desde que fundamentada a necessidade e observados os métodos previstos nas Normas Brasileiras de Contabilidade, que orientam a utilização adequada deste instrumento de auditoria. (Incluído pela Resolução nº 320/2009 )

Art. 33-B. Adotada a técnica da amostragem, na forma prevista no artigo anterior, a composição da Comissão Anual de Inventário Patrimonial poderá ser reduzida para 09 (nove) membros, tendo, no mínimo, 02 (dois) representantes de cada Secretaria, facultando-se também a redução do número de servidores da COCIN e da SALMOP, designados para acompanhar os trabalhos da referida Comissão, para, no mínimo, 02 (dois) e 01 (um) representantes, respectivamente. (Incluído pela Resolução nº 320/2009 )

Art. 34. Revogam-se as Resoluções 185/01 e 440/03.

Art 35. Esta resolução entra em vigor no prazo de 60 (sessenta) dias após a data de sua publicação.

Art. 36. Os casos omissos ou que requeiram tratamento diferenciado serão decididos pela Diretoria Geral do TRE/ES (Incluído pela Resolução nº 320/2009 )

DES. MAURÍLIO ALMEIDA DE ABREU, Presidente

DES. MANOEL ALVES RABELO, Vice-Presidente/Corregedor

DRA. MARIA CLÁUDIA DE GARCIA PAULA ALLEMAND

DR. GUSTAVO VARELLA CABRAL

DR. FABIO CLEM DE OLIVEIRA

DR. FLÁVIO CHEIM JORGE

DR. CARLOS SIMÕES DA FONSECA

DR. FREDERICO LUGON NOBRE, Procurador Regional Eleitoral.