RESOLUÇÃO Nº 185, DE 13 DE DEZEMBRO DE 2001.

O Tribunal Regional Eleitoral do Espírito Santo, pelas atribuições que lhe foram outorgadas RESOLVE, em virtude da implantação neste Órgão do Sistema de Patrimônio e Almoxarifado intitulado ASI - Automation System of Inventory, alterar a Resolução 267/2000 e mandar observar o seguinte:

CONSTITUIÇÃO E ATRIBUIÇÕES DA COMISSÃO ANUAL DE INVENTÁRIO PATRIMONIAL

TÍTULO I
DA CONSTITUIÇÃO

CAPÍTULO I
CONSTITUIÇÃO E RECONDUÇÃO

Art. 1°. A Diretoria Geral submeterá à Presidência, até o dia 30 de setembro de cada ano, os nomes dos servidores que comporão a Comissão Anual de Inventário Patrimonial deste Órgão, cujo objetivo é o controle e a preservação de seu patrimônio, bem como a comprovação do saldo constante do balanço geral do exercício.

Art. 2°. A Comissão Anual de Inventário deverá ser composta por 07 (sete) servidores, observando-se o seguinte:

I - a recondução é permitida, contudo restrita a apenas 03 (três) membros, limitada a 02 (dois) exercícios;
II- no caso do inciso anterior, a presidência será ocupada por um dos membros reconduzidos.

Parágrafo Único. É vedada a participação, como membros da Comissão Anual de Inventário, de servidores lotados na Coordenadoria de Material e Patrimônio e Coordenadoria de Controle Interno, que deverão apenas subsidiar e fiscalizar os trabalhos da Comissão, respectivamente.

Art. 3°. Todos os membros da Comissão deverão manter dedicação exclusiva, durante o período de trabalho da mesma.

CAPÍTULO II

DA PARTICIPAÇÃO DA COORDENADORIA DE CONTROLE INTERNO E COORDENADORIA DE MATERIAL E PATRIMÔNIO

Art. 4°. Os trabalhos da Comissão Anual Inventário serão acompanhados por, no mínimo 02 (dois) servidores da Coordenadoria de Controle Interno, com o intuito de fiscalizar todas as etapas do trabalho de inventário e, para tanto, deverão tais servidores manter dedicação exclusiva durante o período de trabalho da referida Comissão.

Art. 5°. Os trabalhos da Comissão Anual de Inventário também serão acompanhados por, no mínimo, 02 (dois) servidores da Coordenadoria de Material e Patrimônio, ligados à Seção de Almoxarifado e Patrimônio, com o intuito de subsidiar e prestar quaisquer esclarecimentos que se fizerem necessários à sua conclusão e, para tanto, deverão manter dedicação exclusiva durante o período de trabalho da mesma.

TÍTULO II
DOS PRAZOS

CAPÍTULO I
DO INÍCIO E CONCLUSÃO DOS TRABALHOS

Art. 6°. O período do início até a conclusão dos trabalhos da Comissão Anual e Inventário deverá estar compreendido entre o 1° dia útil do 2° decêndio do mês de dezembro e o 7° dia útil do mês de janeiro.

Art. 7°. Observe-se que os trabalhos de Conferência dos bens móveis e imóveis deverá estar concluído até o dia 31 de dezembro e apenas a conclusão do relatório e sua devida apresentação deverá acontecer até o 7° dia útil do mês de janeiro

CAPÍTULO II
DO PERÍODO PREPARATÓRIO PARA A REALIZAÇÃO DOS TRABALHOS

Art. 8°. A Secretaria de Administração e Orçamento deverá disponibilizar no dia útil anterior ao início dos trabalhos da Comissão Anual de Inventário (vide art. 6°), todos os relatórios relativos à Material Permanente necessários aos trabalhos da Comissão, quais sejam:

I- Balancete contábil;
II- Relatório de Movimentação de Bens Móveis (RMB);
III - Termos de Responsabilidade dos Cartórios Eleitorais;
IV - Termos de Responsabilidade das Unidades Administrativas do Tribunal;
V - Relatório de Bens Móveis Ordenados por Plano de Contas - Analítico.

Art. 9°. Para contagem do Material de Consumo a Secretaria de Administração e Orçamento disponibilizará no dia útil anterior ao início dos trabalhos (vide art. 24) os seguintes relatórios:

I - Balancete Contábil;
II - Resumo de Movimentação Mensal de Almoxarifado - RMMA;
III - Material em Estoque - Sintético por Conta (cut off);
IV - Entrada de Material - Analítico - Por Descrição (cut off);
V - Saída de Material - Analítico - Por Descrição (cut off);
VI - Inventário Geral- Analítico Por Material

Parágrafo Único - O relatório "Inventário Geral - Analítico Por Material" será disponibilizado após a realização dos ajustes das entradas e saídas de materiais ocorridas após o corte (cut off).

Art. 10. A Comissão de Inventário deverá utilizar os papéis de trabalho relacionados nos incisos abaixo, cujos modelos compõem o Anexo I desta Resolução:

I - Controle de Entradas e Saídas Físicas durante o Inventário;
II- Ficha de Contagem de Material;
III - Ficha de Contagem de Material Consolidada e Ajustada;

Art. 11. É vedada a movimentação de bens permanentes e de material de consumo durante o período de trabalho da Comissão Anual de Inventário Patrimonial, salvo por determinação expressa da Diretoria Geral.

Art.11. É vedada a movimentação de bens permanentes e materiais de consumo a partir de 1º (primeiro) dia útil anterior ao início dos trabalhos da Comissão Anual de Inventário Patrimonial, salvo por determinação expressa da Diretoria-Geral. (Redação dada pela Resolução n° 440/2003)

TÍTULO III
DOS PROCEDIMENTOS DE INVENTÁRIO ANUAL - BENS PERMANENTES

CAPÍTULO I
DA CONTAGEM DOS BENS PERMANENTES

Art. 12. A realização deste inventário, cujo início dar-se-á às 12:00 h do 1° dia útil do 2° decêndio de dezembro, será realizado pelos membros da Comissão nomeada, sob a orientação e comando do seu presidente e sob a supervisão dos servidores da Coordenadoria de Controle Interno e acompanhamento dos servidores da Coordenadoria de Material e Patrimônio.

Art. 13. Para a contagem dos bens permanentes serão utilizados os Termos de Responsabilidades de cada Unidade Administrativa. As observações que se fizerem necessárias deverão ser anotadas em um Papel de Trabalho criado para tal fim.

Parágrafo Único - Os trabalhos da Comissão de Inventário serão iniciados simultaneamente nos setores determinados pelo seu presidente, acompanhados pelos supervisores da Unidade de Controle Interno.

CAPÍTULO II
DOS TRABALHOS INTERNOS APÓS FINDA A CONTAGEM DOS BENS PERMANENTES

Art. 14. Finda a contagem de bens permanentes de cada unidade administrativa imediatamente será entregue a referida contagem ao Presidente da Comissão que, após analisá-Ia, tomará as seguintes providências:

I - Sugerir a inclusão, nos Termos de Responsabilidade, dos bens inventariados e não constantes dos referidos Termos. Antes dessa providência deve o Presidente se inteirar sobre os motivos pelos quais esses bens não constam dos Termos de Responsabilidade dos setores inventariados;
III - Sugerir a inclusão nos Termos de Responsabilidade, eventuais alterações ocorridas com o estado de conservação dos bens;
IV - Informar quanto a inexistência física de bens constantes dos Termos de Responsabilidade, apurando as causas da ocorrência desse fato para verificação das responsabilidades;
V - Confrontar os saldos apresentados no relatório "Material em Estoque - Sintético por Conta" com os saldos do "Balancete Contábil".

Art. 15. Qualquer divergência decorrente desse confronto deve ter sua causa investigada pelo Presidente da Comissão, juntamente com os supervisores da Unidade de Controle Interno pela Seção de Análise Financeira e Contábil deste Órgão.

Art. 16. Os ajustes contábeis decorrentes de classificação contábil equivocada ou de outra razão que não enseja prejuízo ao Erário serão feitos de imediato;

Art. 17. A inexistência de bens constantes dos Termos de Responsabilidade, não encontrados fisicamente em outros setores, será objeto de sindicância.

Art. 18. Quando forem detectadas alterações no estado de conservação do bem, estas devem ser investigadas a fim de verificar se o estado em que o bem se encontra é resultado de mau uso do mesmo, negligência do seu usuário, para a devida apuração de responsabilidade.

Art. 19. A Comissão deverá solicitar à Administração providências legais quanto aos materiais lotados em cada setor que se encontrarem ociosos, recuperáveis, antieconômicos ou irrecuperáveis.

Art. 20. Tomadas as providências acima relatadas, deverá a Comissão emitir relatório sobre as situações encontradas no decorrer do inventário, e encaminhar o inventário acompanhado do citado relatório à Diretoria Geral que o remeterá à Unidade de Controle Interno, que após confrontar os valores inventariados por "conta contábil", procederá a devolução à Coordenadoria de Material e Patrimônio.

CAPÍTULO III
DA CONFERÊNCIA DOS BENS PERMANENTES LOCALIZADOS NAS ZONAS ELEITORAIS

Art. 21. Relativamente aos bens permanentes existentes nas diversas Zonas Eleitorais, o Presidente da Comissão deverá encaminhar os Termos de Responsabilidade aos Juízes, acompanhados de correspondência orientando sobre a conferência dos referidos Termos com as existências físicas, e ainda, a constatação de bens constantes dos Termos e não existentes fisicamente, bem como as existências físicas não constantes dos Termos.

Art. 22. Ao retomarem os Termos das Zonas Eleitorais, o Presidente da Comissão fará a avaliação do trabalho realizado sob a supervisão dos servidores da Coordenadoria de Controle Interno, relatando todas as ocorrências.

Art. 23. Quanto a eventuais necessidades de se apurar responsabilidade, o procedimento é o mesmo adotado com relação aos bens existentes no âmbito do TRE/ES.

TÍTULO IV
DOS PROCEDIMENTOS DE MATERIAIS EM ALMOXARIFADO - MATERIAL DE CONSUMO

CAPÍTULO I
DA CONTAGEM DOS MATERIAIS EM ALMOXARIFADO - MATERIAL DE CONSUMO

Art. 24. A realização deste inventário, cujo início dar-se-á no 1º dia útil do 3º decêndio de dezembro, será realizado pelos membros da Comissão nomeada, sob a orientação e comando do seu presidente e sob a supervisão dos servidores da Coordenadoria de Controle Interno.

Art. 25. A contagem dos materiais de consumo será realizada por 02 (dois) membros da Comissão, designados por seu Presidente.

Art. 26. Todos os materiais contados sofrerão uma 1ª (primeira) recontagem, que será realizada por outros dois membros da Comissão, não participantes da contagem.

Art. 27. Os materiais serão contados por "grupos de materiais" e, tão logo se conclua a contagem de um grupo deve o responsável por tal contagem passar ao Presidente da Comissão o material contado. Em seguida, o Presidente de posse da referida contagem, designará outro membro para recontar o mesmo material.

Art. 28. Caso o Presidente constate alguma divergência entre a contagem e a recontagem, deverá determinar a realização da 2ª (segunda) recontagem.

Parágrafo Único - Os procedimentos acima serão acompanhados pelos supervisores da Coordenadoria de Controle Interno.

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 29. Durante o inventário, todos os materiais que tiverem entradas e saídas deverão ser controlados através do formulário "Controle das Entradas e Saídas durante o Inventário". Este trabalho deverá ter a supervisão da Unidade de Controle Interno e todas as notas de entradas e requisições devem receber a etiqueta de "Em Inventário", para possibilitar o ajuste do mesmo.

Art. 30. Após o término da contagem e recontagem, a Presidência da Comissão de Inventário deverá fazer todos os ajustes decorrentes das entradas e saídas ocorridas durante a realização do inventário, no Relatório "Inventário Geral- Analítico por Material".

Art. 31. Finalizando o inventário, o Presidente da Comissão, juntamente com o encarregado da supervisão designado pela Unidade de Controle Interno realizará a valorização de eventuais diferenças detectadas através do Relatório "Inventário Geral - Analítico por Material", concluindo cabalmente o inventário.

Art. 32.  Nenhuma diferença poderá ser ajustada sem o conhecimento e anuência da Diretoria Geral e sem a observância do que dispõe os artigos 14 a 18 da Portaria TSE n° 275/97, se aplicável.

Art. 33. Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.

DES. ALEMER FERRAZ MOULIN, Presidente

DES. MAURÍLIO ALMEIDA DE ABREU

DR. MACÁRIO RAMOS JÚDICE NETO

DR. ALINALDO FARIA DE SOUZA

DR. IVON ALCURE DO NASCIMENTO

DR. CARLOS ROBERTO MIGNONE

DR. LUCIANO KELLY DO NASCIMENTO

DR. ALEXANDRE ESPINOSA B. BARBOSA, Proc. Reg. Eleit.