RESOLUÇÃO Nº 267, DE 13 DE SETEMBRO DE 2000.

O Tribunal Regional Eleitoral do Espírito Santo, pelas atribuições que lhe foram outorgadas RESOLVE, por unanimidade, estabelecer e mandar observar o seguinte:

 

CONSTITUIÇÃO E ATRIBUIÇÕES DA COMISSÃO ANUAL DE INVENTÁRIO PATRIMONIAL

TÍTULO I
DA CONSTITUIÇÃO

CAPÍTULO I
CONSTITUIÇÃO E RECONDUÇÃO

Art. 1°. A Diretoria Geral submeterá à Presidência, até o dia 30 de setembro de cada ano, os nomes dos servidores que comporão a Comissão Anual de Inventário Patrimonial deste Órgão, cujo objetivo é o controle e a preservação de seu patrimônio, bem como a comprovação do saldo constante do balanço geral do exercício.

Art. 2°. A Comissão Anual de Inventário deverá ser composta por 07 (sete) servidores, observando-se o seguinte:

I - a recondução é permitida, contudo restrita a apenas 03 (três) membros, limitada a 02 (dois) exercícios;

II - no caso do inciso anterior, a presidência será ocupada por um dos membros reconduzidos.

Parágrafo Único. É vedada a participação, como membros da Comissão Anual de Inventário, de servidores lotados na Coordenadoria de Material e Patrimônio e Coordenadoria de Controle Interno, que deverão apenas subsidiar e fiscalizar os trabalhos da Comissão, respectivamente.

Art. 3°.Todos os membros da Comissão deverão manter dedicação exclusiva, durante o período de trabalho da mesma.

 

CAPÍTULO II
DA PARTICIPAÇÃO DA COORDENADORIA DE CONTROLE INTERNO E COORDENADORIA DE MATERIAL E PATRIMÔNIO

Art. 4°. Os trabalhos da Comissão Anual de Inventário serão acompanhados por, no mínimo, 02 (dois) servidores da Coordenadoria de Controle Interno, com o intuito de fiscalizar todas as etapas do trabalho de inventário e, para tanto, deverão tais servidores manter dedicação exclusiva durante o período de trabalho da referida Comissão.

Art. 5°. Os trabalhos da Comissão Anual de Inventário também serão acompanhados por, no mínimo, 02 (dois) servidores da Coordenadoria de Material e Patrimônio, ligados à Seção de Almoxarifado e Patrimônio, com o intuito de subsidiar e prestar quaisquer esclarecimentos que se fizerem necessários à sua conclusão e, para tanto, deverão manter dedicação exclusiva durante o período de trabalho da mesma.

 

TÍTULO II
DOS PRAZOS

CAPÍTULO I
DO INÍCIO E CONCLUSÃO DOS TRABALHOS

Art. 6°. O período do início até a conclusão dos trabalhos da Comissão Anual e Inventário deverá estar compreendido entre o 1° dia útil do 2° decêndio do mês de dezembro e o 7° dia útil do mês de janeiro.

Art. 7°. Observe-se que os trabalhos de Conferência dos bens móveis e imóveis deverá estar concluído até o dia 31 de dezembro e apenas a conclusão do relatório e sua devida apresentação deverá acontecer até o 7° dia útil do mês de janeiro.

 

CAPÍTULO II
DO PERÍODO PREPARATÓRIO PARA A REALIZAÇÃO DOS TRABALHOS

Art. 8°. A Coordenadoria de Material e Patrimônio deverá disponibilizar no dia útil anterior ao início dos trabalhos da Comissão Anual de Inventário (vide art. 6°), todos os relatórios relativos à Material Permanente necessários aos trabalhos da Comissão, quais sejam:

I - Balancete contábil;

II- Relatório Sintético Mensal;

III - Relatório Anual Analítico;

IV - Inventário Geral de Materiais Permanentes;

V - Inventário Anual de Bens Permanentes - por Unidade de Lotação;

VI - Termos de Responsabilidade de Cartórios Eleitorais;

VII - Relatório de Materiais Permanentes não numerados;

VIII - Relatório de Materiais Permanentes numerados.

Art. 9°. Relativamente ao Material de Consumo, deverá a Coordenadoria de Material e Patrimônio, no mesmo prazo do artigo anterior, apresentar os seguintes relatórios:

I - Balancete Contábil

II - Relatório de Movimentação do Almoxarifado - RMA (dezembro/ano a ser inventariado)

III - "Cut off" das Operações;

Parágrafo Único - Relativamente ao Relatório de Estoque Disponível em 22/12/ano a ser inventariado, deverá a Coordenadoria de Material e Patrimônio apresentá-Io à Comissão Anual de Inventário entre o 2° e o 5° dia útil do 3° decêndio de dezembro.

Art. 10. A Coordenadoria de Material e Patrimônio deverá gerar os papéis de trabalho relacionados nos incisos abaixo e, no mesmo prazo do artigo anterior, apresentá-los à Comissão de Inventário.

I - Ficha de Contagem e Recontagem de Materiais do Almoxarifado;

II - Controle das Entradas e Saídas Físicas Durante o Inventário;

III - Ajuste das Entradas e Saídas Ocorridas durante a Realização do Inventário;

IV - Demonstração das eventuais diferenças inventariadas, suas valorações e respectivos ajustes financeiros;         

V - Resumo das Diferenças Inventariadas.

Art. 11. É vedada a movimentação de bens permanentes e de material de consumo durante o período de trabalho da Comissão Anual de Inventário Patrimonial, salvo por determinação expressa da Diretoria Geral.

 

TÍTULO III

DOS PROCEDIMENTOS DE INVENTÁRIO ANUAL - BENS PERMANENTES

CAPÍTULO I
DA CONTAGEM DOS BENS PERMANENTES

Art. 12. A realização deste inventário, cujo início dar-se-á às 12:00 h do 10 dia útil do 2º decêndio de dezembro, será realizado pelos membros da Comissão nomeada, sob a orientação e comando do seu presidente e sob a supervisão dos servidores da Coordenadoria de Controle Interno e acompanhamento dos servidores da Coordenadoria de Material e Patrimônio.

Art. 13. Para a contagem dos bens permanentes será utilizado o papel de trabalho intitulado "Inventário Anual de Bens Permanentes por Unidade de Lotação", constante do Anexo II da presente Resolução, onde estão alacados os bens por setor, com detalhes sobre a descrição dos mesmos, número de patrimônio, estado de conservação e outras informações.

I - os quadros 1, 2, 3, 4, 7 e 8 do referido papel de trabalho, deverão ser previamente preenchidos, pela Coordenadoria de Material e Patrimônio.

Parágrafo Único - Os trabalhos da Comissão de Inventário serão iniciados simultaneamente nos setores determinados pelo seu presidente, acompanhados pelos supervisores da Unidade de Controle Interno.

 

CAPÍTULO II
DOS TRABALHOS INTERNOS APÓS FINDA A CONTAGEM DOS BENS PERMANENTES

Art. 14. Finda a contagem de bens permanentes de cada setor, imediatamente será entregue a referida contagem ao Presidente da Comissão, para as providências seguintes:

I - Confrontar os dados constantes dos Termos de Responsabilidade que já devem estar em seu poder, com os dados constantes do inventário realizado, confirmando o número do patrimônio, a descrição e a efetiva localização dos bens;

II - Sugerir a inclusão, nos Termos de Responsabilidade, dos bens inventariados e não constantes dos referidos Termos. Antes dessa providência deve o Presidente se inteirar sobre os motivos pelos quais esses bens não constam dos Termos de Responsabilidade dos setores inventariados;

III - Sugerir a inclusão nos Termos de Responsabilidade, eventuais alterações ocorridas com o estado de conservação dos bens;

IV - Informar quanto a inexistência física de bens constantes dos Termos de Responsabilidade, apurando as causas da ocorrência desse fato para verificação das responsabilidades;

V - Agrupar os bens móveis inventariados segundo as categorias patrimoniais constantes do Plano de Contas e confrontar os valores com o "balancete" do mês de dezembro do exercício findo;

Art. 15. Qualquer divergência decorrente desse confronto deve ter sua causa investigada pelo Presidente da Comissão, juntamente com os supervisores da Unidade de Controle Interno pela Seção de Análise Financeira e Contábil deste Órgão.

Art. 16. Os ajustes contábeis decorrentes de classificação contábil equivocada ou de outra razão que não enseja prejuízo ao Erário serão feitos de imediato;

Art. 17. A inexistência de bens constantes dos Termos de Responsabilidade, não encontrados fisicamente em outros setores, será objeto de sindicância.

Art. 18. Quando forem detectadas alterações no estado de conservação do bem, estas devem ser investigadas a fim de verificar se o estado em que o bem se encontra é resultado de mau uso do mesmo, negligência do seu usuário, para a devida apuração de responsabilidade.

Art. 19. A Comissão deverá solicitar à Administração providências legais quanto aos materiais lotados em cada setor que se encontrarem ociosos, recuperáveis, antieconômicos ou irrecuperáveis.

Art. 20. Tomadas as providências acima relatadas, deverá a Comissão emitir relatório sobre as situações encontradas no decorrer do inventário, e encaminhar o inventário acompanhado do citado relatório à Diretoria Geral que o remeterá à Unidade de Controle Interno, que após confrontar os valores inventariados por "conta contábil", procederá a devolução à Coordenadoria de Material e Patrimônio.

 

CAPÍTULO III
DA CONFERÊNCIA DOS BENS PERMANENTES LOCALIZADOS NAS ZONAS ELEITORAIS

Art. 21. Relativamente aos bens permanentes existentes nas diversas Zonas Eleitorais, o Presidente da Comissão deverá encaminhar os Termos de Responsabilidade aos Juízes, acompanhados de correspondência orientando sobre a conferência dos referidos Termos com as existências físicas, e ainda, a constatação de bens constantes dos Termos e não existentes fisicamente, bem como as existências físicas não constantes dos Termos.

Art. 22. Ao retomarem os Termos das Zonas Eleitorais, o Presidente da Comissão fará a avaliação do trabalho realizado sob a supervisão dos servidores da Coordenadoria de Controle Interno, relatando todas as ocorrências.

Art. 23. Quanto a eventuais necessidades de se apurar responsabilidade, o procedimento é o mesmo adotado com relação aos bens existentes no âmbito do TRE/ES.

 

TÍTULO IV
DOS PROCEDIMENTOS DE MATERIAIS EM ALMOXARIFADO - MATERIAL DE CONSUMO

CAPÍTULO I
DA CONTAGEM DOS MATERIAIS EM ALMOXARIFADO - MATERIAL DE CONSUMO

Art. 24. A realização deste inventário, cujo início dar-se-á no 1º dia útil do 3º decêndio de dezembro, será realizado pelos membros da Comissão nomeada, sob a orientação e comando do seu presidente e sob a supervisão dos servidores da Coordenadoria de Controle Interno.

Art. 25. A contagem dos materiais de consumo será realizada por 02 (dois) membros da Comissão, designados por seu Presidente.

Art. 26. Todos os materiais contados sofrerão uma 1ª (primeira) recontagem, que será realizada por outros dois membros da Comissão, não participantes da contagem.

Art. 27. Os materiais serão contados por "grupos de materiais" e, tão logo se conclua a contagem de um grupo deve o responsável por tal contagem passar ao Presidente da Comissão o material contado. Em seguida, o Presidente de posse da referida contagem, designará outro membro para recontar o mesmo material.

Art. 28. Caso o Presidente constate alguma divergência entre a contagem e a recontagem, deverá determinar a realização da 2ª (segunda) recontagem.

Parágrafo Único - Os procedimentos acima serão acompanhados pelos supervisores da Coordenadoria de Controle Interno.

 

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 29. Durante o inventário, todos os materiais que tiverem entradas e saídas deverão ser controlados através do formulário "Controle das Entradas e Saídas durante o Inventário". Este trabalho deverá ter a supervisão da Unidade de Controle Interno e todas as notas de entradas e requisições devem receber a etiqueta de "Em Inventário", para possibilitar o ajuste do mesmo.

Art. 30. Após o término da contagem e recontagem, a Presidência da Comissão de Inventário deverá fazer todos os ajustes decorrentes das entradas e saídas ocorridas durante a realização do inventário, em formulário apropriado para tal.

Art. 31. Finalizando o inventário, o Presidente da Comissão, juntamente com o encarregado da supervisão designado pela Unidade de Controle Interno realizará a valorização de eventuais diferenças detectadas através do formulário elaborado para tal fim, concluindo cabalmente o inventário.

Art. 32. Nenhuma diferença poderá ser ajustada sem o conhecimento e anuência da Diretoria Geral e sem a observância do que dispõe os artigos 14 a 18 da Portaria TSE n° 275/97, se aplicável.

Art. 33. Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.

 

DES. ALEMER FERRAZ MOULIN, Presidente

DES. MAURÍLIO ALMEIDA DE ABREU

DR. MACÁRIO RAMOS JÚDICE NETO

DR. ALINALDO FARIA DE SOUZA

DR. LUCIANO KELLY DO NASCIMENTO

DR. IVON ALCURE DO NASCIMENTO

DR. CARLOS ROBERTO MIGNONE

DR. HENRIQUE GEAQUINTO HERKENHOFF, Proc. Reg. Eleit.