ORDEM DE SERVIÇO Nº 6, DE 3 DE MAIO DE 2021.

O DIRETOR GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais; em cumprimento às diretrizes determinadas na Resolução TRE-ES 266 , de 5/8/2020, que estabelece medidas de médio prazo para gestão de atividades do Tribunal, e

Considerando a necessidade de cumprimento do princípio da Comunicação constante ( Art 2º, III, Res 266/2020 );

Considerando a necessidade de definição de ambiente de comunicação on-line que permita a interação entre os membros da equipe para tratar sobre questões gerais de trabalho, projetos específicos, solução de questões pontuais e para a integração do grupo ( Art. 3º, II, b, Res 266 /2020 );

Considerando a necessidade de definição de ambiente que possibilite aos membros da equipe visualizar o status das atividades previstas, das que estão pendentes, das que estão em execução e das concluídas, e colaborar em sua atualização ( Art 3º, II, c, Res 266/2020 );

Considerando a necessidade de definição de ferramentas de colaboração on-line para organização de documentos e informações decorrentes do trabalho ( Art 3º, II, d, Res 266/2020 );

Considerando a necessidade de definição ambiente para que os integrantes das equipes possam fazer breve registro diário das atividades realizadas ( Art 3º, II, e, Res 266/2020 );

Considerando a homologação da ferramenta Office 365 pelo Comitê de Segurança da Informação, como solução segura para comunicação;

RESOLVE:

Art 1º Determinar a obrigatoriedade do uso da solução Office 365 para comunicação interna institucional, para organização de documentos e informações e para acompanhamento do trabalho das equipes pelo gestor, durante o horário de expediente do TRE/ES.
Parágrafo único: Os servidores deverão efetuar login com seu usuário e senha e permanecer logados no ambiente do Office 365 durante todo o período de trabalho.

Art 2º O ambiente de comunicação online Teams, que integra a solução Office 365, deverá ser usado prioritariamente para comunicação interna.
Parágrafo único: Os servidores deverão usar as funcionalidades de chat, ligação por voz e videoconferência do Teams para:
I - interação entre os membros da equipe no tratamento de questões gerais de trabalho, projetos específicos, solução de questões pontuais e para a integração do grupo.
II - realização de reuniões de planejamento e acompanhamento de atividades e entrega de resultados.
III - comunicação entre as Unidades.

Art 3º Os ambientes de armazenamento e compartilhamento de arquivos online, OneDrive e Sharepoint, que integram a solução Office 365, deverão ser usados para organização de documentos e informações decorrentes de trabalho e para o compartilhamento de arquivos entre equipes.
Parágrafo único. Os servidores deverão manter arquivos mais relevantes e documentos digitais importantes armazenados na rede de dados do Tribunal, para fins de execução de cópia de segurança, conforme política aprovada pela Administração.

Art 4º O ambiente de registro de atividades online ToDo, que integra a solução Office 365, fica disponibilizado como ferramenta padrão para que os servidores possam fazer breve registro diário das atividades realizadas.

Art 5º O ambiente de planejamento de atividades online Planner, que integra a solução Office 365, fica disponibilizado como ambiente padrão para que os membros das equipes possam visualizar o status das atividades previstas, das que estão em execução e das concluídas, bem como para colaborar com a sua atualização.

Art 6º O ambiente de armazenamento de vídeos online Stream, que integra a solução Office 365, deve ser usado para compartilhamento interno de:
I - vídeos de treinamentos, workshops, palestras e eventos promovidos pelo TRE/ES;
II - vídeos com Instruções explicativas (tutoriais);
III - vídeos de campanhas institucionais internas;
IV - Outros vídeos de interesse dos servidores e equipes.

Art 7º O conjunto de aplicativos online voltados a tarefas de escritório, Word, Excel e PowerPoint, passa a ser a solução institucional prioritária para produção de documentos.
Parágrafo Único: a versão desktop (offline) desses aplicativos só poderá ser adquirida mediante necessidade justificada de funcionalidade não disponível na versão online e a aquisição deverá ser aprovada previamente pelos Comitês Executivo e Gestor de TIC, após análise técnica da STI.

Art 8º Esta ordem de serviço entrará em vigor 30 dias após sua publicação.

ALVIMAR DIAS NASCIMENTO
DIRETOR GERAL